Aanvraag van arrangementen basisscholen in Zuidoost

1. Adviesvragen
   Adviesvraag met toestemming van ouders

• School meldt een individuele casus aan via Kindkans, de aanvraag en relevante informatie kunnen rechtstreeks vanuit het eigen leerlingvolgsysteem in Kindkans gezet worden. (Vanuit privacy overwegingen en de wetgeving omtrent privacy is het belangrijk dat alle inhoudelijke communicatie via Kindkans plaatsvindt). De school zorgt dat er toestemming is van ouder(s)/verzorger(s).
• Via het secretariaat van het Adviesloket kan vervolgens een afspraak tussen de school en de orthopedagoog ingepland worden.
• De school nodigt alle betrokkenen uit.
• School levert via Kindkans een complete inhoudelijke aanvraag, liefst met de volgende stukken:
  • De naam, geboortedatum en het groepsverloop van de leerling (op het moment dat je via ParnasSys een leerling aanmeldt in Kindkans, meldt het systeem deze gegevens)
  • actuele informatie uit het leerlingvolgsysteem
  • de hulpvraag van de leerling
  • informatie over de onderwijs
  • ondersteuningsbehoeften relevante gespreksverslagen/notities
  • indien aanwezig onderzoeksverslagen.

• School zorgt dat inhoudelijke gegevens zo snel mogelijk maar uiterlijk 48  uur voor het gesprek in Kindkans staan.
• Orthopedagogen gaan in gesprek. Van het gesprek wordt een kort verslag gemaakt, dat kan de school doen, als dat niet wenselijk is zorgt het adviesloket voor de verslaglegging, waarin het advies.(geef dat van tevoren aan bij het afspraken maken)

In de regel wordt het verslag binnen 2 weken opgeslagen in Kindkans. De school kan het verslag delen met ouders.

Soms zijn meerdere gesprekken nodig.

Anonieme adviesvragen

• Bij vragen over uitzonderlijke gevallen kan de school zich met een anonieme vraag wenden tot het adviesloket. In één gesprek kan de school dan sparren met de orthopedagoog over de hulpvraag. De school wordt gevraagd om de reden of het doel van de anonieme bespreking te benoemen.
•  Bij dit gesprek zijn alleen de ortho en de IB’er aanwezig.
•  Deze aanmeldingen staan niet in Kindkans want in Kindkans kan alleen geregistreerd worden op naam van een leerling.
• Bij een vervolg moet een hulpvraag en dossier via Kindkans worden ingediend, waarbij er dus toestemming van de ouders is.
• Er wordt door het adviesloket geen verslag gemaakt voor de school.

Ouders met adviesvragen

• Ouders of ketenpartners kunnen ook zelfstandig contact opnemen met het adviesloket. Als het wenselijk is wordt een afspraak met de orthopedagoog ingepland. Alleen als ouders toestemming geven kan deze informatie met de school gedeeld worden.
• Er wordt (een) gesprek(ken) gevoerd, waarin de orthopedagoog er op gericht zal zijn toestemming van de ouders te krijgen om de school erbij te betrekken.

2. Aanvraag van Schoolarrangementen (SARR)

• Schoolarrangementen worden aangevraagd door het aanvraagformulier schoolarrangementen 2019-2020 in te vullen, dit vormt samen met de offerte in Kindkans de aanvraag.
• Als de aanvraag compleet is vindt inhoudelijke toetsing plaats door de orthopedagoog. 
• Met het advies van de orthopedagoog wordt de aanvraag aan de bestuurder voorgelegd (via Kindkans). De bestuurder fiatteert.
• Na goedkeuring (in Kindkans) door de bestuurder geeft de school de uitvoerder aan dat de uitvoering kan starten.
• Facturen voor de inzet worden door de uitvoerder aan de school gestuurd en zijn voorzien van het beschikkingsnummer. Uitvoerders kunnen dit zelf vinden in Kindkans, maar de school kan het ook doorgeven.
• De school controleert de factuur (inzet, afspraken, doelen en beschikkingsnummer).
• Als de factuur akkoord is stuurt de school de factuur in pdf-formaat aan adviesloket@ppozo.nl met het verzoek de factuur te betalen aan de uitvoerder.
• Het Adviesloket verwerkt de factuur en zorgt, buiten de schoolvakanties, voor betaling binnen 14 dagen.
•  Facturen worden het hele jaar verwerkt, maar aan het einde van het schooljaar is het raadzaam de facturen 3 weken voor de zomervakantie aan te leveren, om betaling vóór het begin van de vakantie te kunnen realiseren.
• Het arrangement wordt geëvalueerd, dat gebeurt schriftelijk middels een aantal te beantwoorden vragen of in een afspraak. Op verzoek van de school of het adviesloket kan een afspraak ingepland worden..

3. Aanvraag van Individuele Arrangementen (Toewijzingsfonds)

• Een adviesaanvraag kan ertoe leiden dat de orthopedagoog (na overleg met ouders/ school evt partners) een arrangement adviseert.
• De school maakt dan in Kindkans een arrangements aanvraag aan.
• School levert via Kindkans een complete inhoudelijke aanvraag aan, met een offerte. Via ParnasSys kunnen de meeste stukken in Kinskand geladen worden.

 School levert:

• • De naam, geboortedatum en het groepsverloop van de leerling (op het moment dat je via ParnasSys een leerling aanmeldt in Kindkans, meldt het systeem deze gegevens)
  • actuele informatie uit het leerlingvolgsysteem
  • de hulpvraag van de leerling
  • informatie over de onderwijs-ondersteuningsbehoeften relevante gespreksverslagen/notities
  • indien aanwezig onderzoeksverslagen.
  • de offerte voor het aanbod.

• Als de aanvraag compleet is vindt inhoudelijke toetsing plaats door de orthopedagoog. De orthopedagoog geeft een inhoudelijk advies betreffende de aanvraag in Kindkans.
• Met het advies van de orthopedagoog wordt de aanvraag aan de bestuurder voorgelegd (via Kindkans). De bestuurder fiatteert.
• Facturen voor de inzet worden door de uitvoerder aan de school gestuurd en zijn voorzien van het beschikkingsnummer. Uitvoerders kunnen dit zelf vinden in Kindkans, maar de school kan het ook doorgeven.
• De school controleert de factuur (inzet, afspraken, doelen en beschikkingsnummer).
• Als de factuur akkoord is stuurt de school de factuur in pdf-formaat aan adviesloket@ppozo.nl met het verzoek de factuur te betalen aan de uitvoerder.
• Het Adviesloket verwerkt de factuur en zorgt, buiten de schoolvakanties, voor betaling binnen 14 dagen.
•  Facturen worden het hele jaar verwerkt, maar aan het einde van het schooljaar is het raadzaam de facturen 3 weken voor de zomervakantie aan te leveren, om betaling vóór het begin van de vakantie te kunnen realiseren.

4. Aanmelding Time Out Voorziening (TOV)

Voorafgaand aan plaatsing door Adviesloket: 

Alle mogelijkheden binnen de basisondersteuning zijn benut. 

• Van mogelijkheden tot ondersteuning op de basisschool door inzet van een arrangement extra ondersteuning is onvoldoende effect te verwachten of gebleken.
• De situatie is (nog) niet dusdanig geëscaleerd dat de noodprocedure aan de orde is.
• Een reguliere verwijzing naar S(B)O is niet passend of een BAO-BAO plaatsing niet haalbaar voor de leerling.
• De basisschool zorgt voor toestemming van ouders.
• Vooraf is het doel (in termen van ontwikkeldoelen van de leerling) van de tijdelijke plaatsing helder en concreet omschreven. Dat is terug te vinden in het door de basisschool te leveren documenten, de school maakt een nieuwe aanvraag aan via Kindkans en levert de volgende documenten (indien nog niet ontvangen)
  • De naam, geboortedatum en het groepsverloop van de leerling (op het moment dat je via ParnasSys een leerling aanmeldt in Kindkans, meldt het systeem deze gegevens)
  • Actuele informatie uit het leerlingvolgsysteem
  • de hulpvraag van de leerling
  • informatie over de onderwijs
  • ondersteuningsbehoeften relevante gespreksverslagen/notities
  • het doel (in termen van ontwikkeldoelen van de leerling) van de tijdelijke plaatsing helder en concreet omschreven
  • indien aanwezig onderzoeksverslagen.
• De orthopedagoog formuleert een advies, en adviseert ook (in overleg)  op welke SBO school de time out het beste kan worden uitgevoerd. (Dumont of van Houte)
• Na goedkeuring (in Kindkans) door de bestuurder geeft de school de uitvoerder aan. dat de uitvoering kan starten.Voorafgaand aan plaatsing vindt er een startgesprek plaats tussen basisschool, ouders, SBO en Adviesloket. Alle partijen dienen achter de TOV-plaatsing te staan en het einddoel te onderschrijven. Er wordt een afspraak over de duur van de plaatsing gemaakt. Deze is in principe 3 maanden of korter. Ook het verslag van dit gesprek komt in Kindkans.

Gedurende de plaatsing

• De leerling blijft ingeschreven bij de basisschool van herkomst, die dus verantwoordelijkheid blijft dragen. dit vraagt een sterke  betrokkenheid van basisschool van herkomst tijdens de TOV-plaatsing. 
• Uitdrukkelijke betrokkenheid de ouders tijdens de TOV-plaatsing in de vorm van aanwezigheid bij de (tussen)evaluaties. 
• Betrokkenheid van de school van herkomst, de ouders en het Adviesloket bij (tussen)evaluaties. Verslaglegging in Kindkans.
• De leerling werkt tijdens de TOV-plaatsing in principe uit de methodes van de betreffende SBO-school. De leerling wordt daarbij in een passende niveaugroep geplaatst.

Eindevaluatie

• Tijdens de eindevaluatie worden op basis van de onderwijsbehoeften van de leerling, handelingsadviezen geformuleerd voor de leerkracht waar het kind (terug)geplaatst wordt. Deze worden opgenomen in het groeidocument.
• Datum en wijze van terugplaatsing wordt vastgesteld.
• Indien er nog onvoldoende zicht is op de onderwijsbehoeften van de leerling, een passende aanpak of er blijkt meer tijd nodig voor de beoogde ontwikkeling van de leerling dan is het mogelijk de TOV-plaatsing met maximaal 3 maanden te verlengen.  

Weergave in kindkans. 

• Indien tijdens de eindevaluatie blijkt dat ondanks alle inspanningen gedurende de TOV-plaatsing terugplaatsing naar de school van herkomst of een andere reguliere basisschool niet haalbaar is, wordt de gebruikelijke procedure voor het aanvragen van een TLV gevolgd.

Na terugplaatsing

• Er worden afspraken met het SBO gemaakt over de nazorg.
• Er volgt na verloop van tijd een evaluatiegesprek.